Tuto

Pour accéder à l’application JobAssist, suivez ces étapes simples :

1. Sur l’écran de connexion, entrez votre nom d’utilisateur.
2. Saisissez votre mot de passe associé.
3. Cliquez sur le bouton « Se connecter ».

IMPORTANT

Une connexion continue excédant un mois peut entraîner des erreurs de synchronisation et affecter l’intégrité de vos données.

Vous n’avez pas encore d’accès ?

Si vous ne disposez pas encore d’identifiants pour JobAssist, voici la procédure à suivre :

1. Contactez votre gestionnaire directement.
2. Votre gestionnaire vous indiquera la personne à contacter disposant des droits d’administrateur.
3. L’administrateur désigné pourra alors créer votre compte et vous donner accès à JobAssist.

N’hésitez pas à suivre ces étapes pour commencer à profiter de tous les avantages de JobAssist dans votre travail quotidien !

Lors de votre première connexion à JobAssist, une configuration initiale est nécessaire pour personnaliser l’application selon vos besoins. Voici les étapes à suivre :

Saisie des adresses courriel:

1. Il est indispensable de renseigner les adresses courriel de votre directeur, gestionnaire et autres contacts pertinents.
2. Ces informations seront utilisées pour l’envoi de demandes de bons de commande (P/O) et faciliteront la communication au sein de l’application.
3. Assurez-vous de remplir tous les champs.

Sélection de votre bâtiment:

1. Pour commencer, vous devez choisir un seul bâtiment dans la liste proposée.
2. Si votre bâtiment ne figure pas dans la liste, sélectionnez-en un temporairement. Vous pourrez le modifier ultérieurement.
3. Important : Si votre bâtiment n’est pas référencé, contactez votre gestionnaire ou un administrateur JobAssist pour en demander l’ajout.

Gestion de vos bâtiments:

1. Une fois la configuration initiale terminée, vous aurez la possibilité d’ajouter ou de supprimer des bâtiments de votre compte depuis vos paramètres.

En suivant ces étapes simples, vous configurerez votre compte JobAssist efficacement et profiterez pleinement de toutes ses fonctionnalités.

Le menu principal de l’application est personnalisé en fonction de vos accréditations. Cela signifie que selon votre niveau d’accréditation, vous pourrez voir des options et des fonctionnalités différentes dans le menu principal.

Ce menu vous permet de configurer vos paramètres personnels et de définir les éléments à remplir automatiquement. Vous pouvez également y gérer les courriels à envoyer aux responsables dans le cadre de Travail Sécuritaire, mettre à jour vos informations personnelles et ajouter ou supprimer des bâtiments. Il s’agit d’un espace centralisé pour gérer vos préférences et vos paramètres de manière efficace.

Dans cette section, vous pouvez configurer les champs qui seront remplis automatiquement pour vos formulaires de Travail Sécuritaire. Cela vous permet de gagner du temps et d’éviter les répétitions en définissant des valeurs par défaut pour les champs que vous utilisez fréquemment. Vous pouvez ainsi réduire la quantité d’informations à saisir manuellement pour chaque formulaire.

Cette section vous permet de consulter et de modifier vos informations personnelles. Toutefois, dans la plupart des cas, il n’est pas nécessaire de modifier ces informations, car elles sont généralement déjà à jour. Vous pouvez cependant vérifier leur exactitude et apporter des corrections si nécessaire.

Dans cette section, vous pouvez gérer votre liste de bâtiments en ajoutant ou en supprimant des entrées. Cela vous permet de mettre à jour votre liste de bâtiments de manière efficace et de garantir que vos informations soient toujours à jour.

Le Travail Sécuritaire est la fonctionnalité centrale de l’application. Vous pouvez créer autant de formulaires de Travail Sécuritaire que vous le souhaitez, et ils resteront ouverts dans la fenêtre principale tant que vous ne les fermez pas.

Pour reprendre un Travail Sécuritaire en cours, sélectionnez-le dans la liste, puis cliquez sur « Voir la sélection ». Vous pourrez alors compléter ou modifier le formulaire.

Pour créer un nouveau Travail Sécuritaire, cliquez simplement sur le bouton « Nouveau Travail Sécuritaire ». Cela vous permettra de démarrer un nouveau formulaire de Travail Sécuritaire.

Les champs marqués d’une étoile (*) sont obligatoires et doivent être remplis pour que le Travail Sécuritaire puisse être envoyé. Si ces champs ne sont pas complétés, le formulaire ne pourra pas être soumis. Assurez-vous de remplir tous les champs obligatoires pour éviter tout problème d’envoi.

Si vous sélectionnez l’une de ces options, vous devrez remplir le formulaire JSA situé plus bas sur la page. Ce formulaire est obligatoire dans ce cas et doit être complété avant de poursuivre.

Si vous avez sélectionné au moins une option dans le formulaire ci-dessus, vous devez maintenant remplir le formulaire JSA sur cette page. Ce formulaire est obligatoire pour poursuivre.

Si vous avez correctement rempli les options dans la section « Paramètre – Travail Sécuritaire », alors cette section devrait se remplir automatiquement. Il est essentiel de noter que ces options sont obligatoires pour autoriser le contracteur à effectuer son travail.

Vous trouverez ci-dessous des informations additionnelles pertinentes pour compléter le formulaire.

Vous pouvez demander la signature d’un maximum de trois travailleurs du contracteur présents sur les lieux. Notez que les trois cases de signature sont initialement cachées pour éviter les lignes inutiles dans le champ de signature lorsque l’on utilise un appareil mobile. Pour faire signer un travailleur, il suffit de cliquer ou de toucher le bouton radio correspondant sur l’écran de votre appareil mobile. La boîte de signature s’ouvrira alors. N’oubliez pas de la refermer une fois la signature effectuée pour éviter les lignes inutiles dans le champ de signature.

Exigence de signature

Une signature est requise, accompagnée du nom du travailleur correspondant.

La boîte de signature est maintenant ouverte. Il suffit de demander au travailleur de signer dans l’espace réservé, puis de refermer la boîte pour éviter toute confusion.

Pour compléter efficacement votre formulaire, suivez ces dernières étapes essentielles :

1. Enregistrement de l’heure de début. À la fin du document, vous trouverez un champ dédié à l’heure de commencement. Indiquez-y précisément le moment où le ou les travailleurs ont débuté leur tâche.
2. Saisie de l’heure de fin. Une fois le travail achevé, revenez au formulaire pour y inscrire l’heure de fin. Cette information est cruciale pour le suivi du temps et la facturation.
3. Sauvegarde du formulaire. Après avoir renseigné toutes les informations nécessaires, n’oubliez pas l’étape finale : l’enregistrement du formulaire. Cette action garantit la conservation de toutes les données saisies.
4. Pour finaliser et enregistrer automatiquement votre Travail Sécuritaire, il vous suffit de cliquer sur le bouton ‘Suivant’. Cette action sauvegarde instantanément toutes les informations saisies, assurant ainsi la conservation de vos données importantes sans manipulation supplémentaire.

Une fois que vous avez cliqué sur « Suivant », vous arrivez à l’étape finale du processus. Vous avez maintenant trois options à votre disposition :

Option 1 : Envoyer le document

Si vous avez complété le formulaire dans son intégralité, vous pouvez cliquer sur « Envoyer le document » cela vous permet  d’envoyer un courriel à vous-même ainsi qu’à tous les destinataires indiqués dans le formulaire et de fermer définitivement ce formulaire.

Option 2 : Retour au menu

Si vous n’avez pas encore terminer alors, vous pouvez simplement cliquer sur « Retour au menu » pour revenir à la page principale et effectuer une autre opération.

Option 3 : Déconnexion

Enfin, si vous avez terminé votre session, vous pouvez cliquer sur « Déconnexion » pour quitter l’application. C’est simple et sécurisé !

Il peut arriver que vous ayez créé un Travail Sécuritaire par erreur. Ne vous inquiétez pas, nous avons pensé à cela ! Vous avez la possibilité de supprimer un travail sécuritaire non terminé pour éviter toute confusion ou erreur.

Pour cela, il suffit de cliquer sur « Supprimer un travail sécuritaire non terminé ». L’application vous dirigera automatiquement vers la page appropriée, où vous pourrez confirmer la suppression du travail erroné. C’est simple et rapide !

Pour supprimer un Travail Sécuritaire, suivez ces étapes simples :

1. Sélectionnez le Travail Sécuritaire à supprimer : cliquez sur le Travail Sécuritaire que vous souhaitez effacer pour le sélectionner.
2. Confirmez la suppression : cliquez sur « Supprimer ce travail sécuritaire » pour confirmer la suppression du Travail Sécuritaire sélectionné.

C’est tout ! Votre Travail Sécuritaire sera supprimé.

Une fois que vous avez cliqué sur « Supprimer ce travail sécuritaire », vous verrez une confirmation indiquant que le Travail Sécuritaire a été supprimé avec succès. Cette confirmation vous assure que le Travail Sécuritaire a bien été effacé et que vous pouvez maintenant poursuivre vos tâches sans erreur.

Vous avez des tâches routinières ou spécifiques à effectuer régulièrement ? L’application JobAssist vous offre une fonctionnalité pratique pour vous aider à les rappeler : Maintenances (aide-mémoire). Chaque jour à 6h00, l’application vérifie si des maintenances sont programmées pour la journée. Si c’est le cas, elle envoie automatiquement un courriel de rappel à toutes les personnes concernées, pour s’assurer que rien ne soit oublié. Il vous suffit de paramétrer vos maintenances et l’application JobAssist se charge du reste !

Pour commencer, sélectionnez la bâtisse pour laquelle vous souhaitez effectuer la maintenance. Cliquez simplement sur la bâtisse choisie, puis cliquez sur le bouton « Suivant » pour passer à l’étape suivante. Cette étape cruciale vous permet de cibler la bonne bâtisse pour votre maintenance, garantissant que vous travaillez sur le bon site.

Vous êtes maintenant arrivé à l’étape de saisie des informations de maintenance. Sur cette page, vous trouverez un formulaire à remplir avec tous les champs obligatoires. Prenez le temps de renseigner soigneusement chaque champ pour garantir que votre maintenance soit correctement paramétrée.

Mais ce n’est pas tout ! Si vous regardez un peu plus bas, vous découvrirez une grille qui vous présente toutes les possibilités (7 possibilités) offertes par cette option très utile. Vous pourrez ainsi visualiser les différentes combinaisons possibles et choisir celle qui convient le mieux à vos besoins.

Choisir une maintenance quotidienne ne signifie pas nécessairement que celle-ci doit être effectuée tous les jours. Nous vous offrons la flexibilité de choisir les jours de la semaine où vous souhaitez effectuer cette maintenance. Vous pouvez ainsi sélectionner un ou plusieurs jours spécifiques pour adapter la fréquence de maintenance à vos besoins et à votre emploi du temps. Cette option vous permet de personnaliser votre planning de maintenance et de gérer vos tâches de manière efficace.

Les options « Tous les jours » et « Toutes les semaines » peuvent sembler similaires, mais il existe une différence importante entre les deux. Lorsque vous choisissez l’option « Tous les jours », vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs jours de la semaine pour effectuer la maintenance. En revanche, l’option « Toutes les semaines » vous permet de choisir une seule journée spécifique de la semaine pour effectuer la maintenance. Cette distinction vous permet de personnaliser votre planning de maintenance en fonction de vos besoins et de votre rythme de travail.

Lorsque vous sélectionnez l’option « Deux fois par mois », vous bénéficiez d’une grande flexibilité pour planifier vos maintenances. Vous pouvez en effet choisir les deux semaines du mois où vous souhaitez effectuer la maintenance, ainsi que la journée spécifique de la semaine qui vous convient le mieux. Cette option vous permet de répartir vos tâches de maintenance de manière équilibrée tout au long du mois, en fonction de vos besoins et de votre emploi du temps.

L’option « Tous les mois » vous offre la possibilité de programmer vos maintenances de manière précise. Vous pouvez sélectionner la semaine du mois où vous souhaitez effectuer la maintenance, ainsi que la journée spécifique de la semaine qui vous convient le mieux. Cette option vous permet de planifier vos tâches de maintenance avec flexibilité et précision, en fonction de vos besoins et de votre calendrier.

L’option « Tous les deux mois » vous offre une grande flexibilité pour planifier vos maintenances. Vous pouvez sélectionner le mois où vous souhaitez débuter la maintenance, ainsi que la semaine et la journée spécifique qui vous convient le mieux. Cette option vous permet de planifier vos tâches de maintenance avec précision et de les répartir de manière équilibrée tout au long de l’année, en fonction de vos besoins et de votre calendrier.

L’option « Une fois par année » vous offre la possibilité de programmer une maintenance spécifique qui ne nécessite qu’une seule intervention par an. Vous pouvez choisir le mois qui vous convient le mieux pour effectuer cette maintenance, puis sélectionner la semaine et la journée exacte qui vous conviennent. Cette option vous permet de planifier avec précision vos tâches de maintenance annuelles, en fonction de vos besoins et de votre calendrier.

L’option « Deux fois par année » ressemble à l’option « Une fois par année », mais avec une souplesse supplémentaire. Vous pouvez choisir deux mois distincts pour effectuer vos maintenances, puis sélectionner la semaine et la journée exacte pour chacune d’elles. Cette option vous permet de répartir vos tâches de maintenance sur l’année, en fonction de vos besoins et de votre calendrier, tout en bénéficiant d’une régularité accrue.

Lorsque vous avez besoin de demander un P/O (Purchase Order), vous disposez de deux options distinctes. La première consiste à effectuer une demande de P/O classique, qui vous permet de créer une nouvelle demande. La deuxième option est plus légère et vous permet uniquement de consulter et/ou d’enregistrer le numéro de P/O pour une référence future. Cette dualité vous offre la flexibilité nécessaire pour gérer vos demandes de P/O en fonction de vos besoins spécifiques.

Lorsque vous demandez un P/O, il est essentiel de fournir toutes les informations nécessaires pour que votre gestionnaire puisse traiter votre demande rapidement et efficacement. Pour ce faire, veuillez remplir tous les champs du formulaire de demande de P/O. Cela nous permettra de disposer de toutes les informations nécessaires pour vous délivrer votre P/O le plus rapidement possible.

Sélectionner les destinataires de votre P/O

En bas de la page, vous trouverez deux sections importantes. La première vous permet de sélectionner le destinataire principal de votre P/O. Il est essentiel de choisir la bonne personne pour garantir que votre P/O soit traité correctement.

Envoi automatique de votre P/O

Juste en dessous, vous avez la possibilité de sélectionner d’autres personnes qui devraient recevoir une copie de votre P/O. Une fois que vous avez rempli tous les champs et sélectionné les destinataires, votre demande de P/O sera automatiquement sauvegardée sur notre base de données sécurisée. Cela nous permet de traiter votre demande de manière efficace et de vous fournir un suivi précis de votre P/O.